Chiar daca exista o lumina la capatul tunelului pandemic, stresul cronic domneste in continuare ziua. Aceia dintre noi suficient de norocosi sa fie angajati lucreaza mai mult ca niciodata; o analiza a e-mailurilor a 3,1 milioane de oameni a constatat ca blocarea a crescut durata medie a zilei de lucru cu aproape o ora.
Incertitudinea larg raspandita ne face greu sa ne concentram. Lipsa de concentrare face ca totul sa dureze mai mult, asa ca muncim mai mult, dar realizam mai putin. Din fericire, exista strategii mai eficiente pentru a face fata anxietatii si epuizarii decat incercarea de a ne convinge ca stim ce urmeaza.
In mod ironic, una dintre aceste strategii este planificarea. Nu ma intelege gresit; Cred ca planurile pe care le facem astazi sunt adesea inutile maine. Dar chiar daca planurile noastre s-ar putea dovedi a fi imposibil de realizat, procesul de planificare este indispensabil. Planificarea creeaza context si ofera o structura pentru activitatile noastre zilnice. Ne ofera o baza solida pe care sa ne adaptam la un viitor nou si neplanificat.
Publicitate
X
Iata cum puteti face un plan care va va ajuta sa gasiti mai multa concentrare, flux si productivitate in anul urmator.
Pasul 1: Lasa-ti prioritatile sa conduca
Cand viitorul este incert, avem nevoie ca prioritatile noastre sa fie uluitor de evidente pentru noi tot timpul. In caz contrar, ne invartim rotile pentru sarcini care ar putea fi prioritati pentru altii, dar nu pentru noi, sau care ar putea fi usor de realizat, dar nu atat de importante. Fara prioritati clare, deseori suntem coplesiti de tot ce avem de facut. Pentru a evita acest lucru, trebuie sa decidem asupra prioritatilor noastre principale si apoi sa ne petrecem 95% din timp facand doar acele activitati, spunand „nu” la orice altceva cat mai mult posibil.
Pentru a va face o idee despre cum a functionat acest lucru pentru mine, iata primele cinci prioritati ale mele, in ordinea importantei:
Mentinerea sanatatii si fericirii mele, astfel incat sa nu fiu atat de epuizat sau coplesit incat sa imi compromit celelalte prioritati.
Imi hranesc familia, casa si cele mai apropiate prietenii.
Scrierea (si cercetarea) despre reproiectarea lucrarii.
Coaching si predare (inclusiv discursuri).
Sa dau inapoi numeroaselor mele comunitati.
Petrecerea a 95% din timpul meu pe aceste prioritati de top lasa doar aproximativ cinci ore pe saptamana pentru alte lucruri — celelalte 5%, lucruri care nu sunt prioritati reale, dar care adesea trebuie facute. In majoritatea zilelor, timpul meu de 5% il petrec in cea mai mare parte raspunzand la e-mailuri si efectuand lucrari administrative care nu au legatura cu prioritatile de mai sus.
Pasul 2: Creati o structura pentru dvs
O cheie importanta atat pentru productivitate, cat si pentru stabilitate in aceasta era nebuna este sa va creati o structura. Daca lucrezi de acasa, dar iti lipseste biroul (sau chiar naveta), s-ar putea sa-ti lipseasca structura pe care obisnuia sa ofere locul de munca: un inceput si un sfarsit clar al zilei de lucru, pauze incorporate, timp pentru socializare. Daca rutina zilnica in care ati cazut in timpul pandemiei nu functioneaza pentru dvs., creati una care sa functioneze.
Proiecteaza-ti „ziua ideala”.Incepeti prin a va proiecta ziua ideala (puteti folosi acest sablon gratuit). Toate obiceiurile pe care incerc sa le incep sau pe care le continua sa le repeta zilnic in programul meu: citit, exercitiu, meditatie, ingrijire – chiar si masurarea obiceiurilor mele. Unele dintre sarcinile mele de rutina apar doar o data pe saptamana, dar se repeta automat si in programul meu. (De exemplu, in fiecare vineri, dupa pranz, fac niste contabilitate, iar asta se afla deja in sablonul meu de planificare.)
Inainte de a-mi stabili ziua ideala, negociam constant cu mine cand voi face lucrurile pe care trebuia sa le fac. . Ar trebui sa-mi fac planificarea zilnica inainte sau dupa micul dejun
. Ar trebui sa fac dus la pranz pentru a intrerupe ziua
dinaintea pandemiei, probabil ca nu m-as fi gandit niciodata la aceste lucruri – aveam rutine existente care functionau. Acum, insa, posibilitatile sunt nesfarsite.
Luarea deciziilor, chiar si a celor mici ca acestea, ne pune in valoare partea creierului pe care trebuie sa ne concentram si consuma energia de care avem nevoie pentru lucruri mai importante. Si in zilele noastre, concentrarea si energia sunt adesea insuficiente. Mai bine sa decizi o data.
Chiar daca munca ta este mai putin flexibila si pentru o mare parte a zilei se vorbeste deja despre asta, te poate ajuta totusi sa creezi rutine clare de dimineata si de culcare. Incercati sa includeti in programul dvs. activitati care tind sa fie anulate, daca nu va faceti in mod explicit timp pentru ele, cum ar fi exercitiile si o pauza de relaxare.
Prea decide cand vom face sarcini de rutina, de asemenea, ne ajuta sa ne stabilim noi obiceiuri si ne scurteaza lista de lucruri de facut. De ani de zile, am avut sarcini repetitive precum „cecurile de depozit”, „curatarea e-mailului” si „planificati mesele pentru saptamana” ca sarcini recurente. Acest lucru mi-a prelungit inutil lista de sarcini, adaugandu-mi sentimentul de coplesire. Acum, pentru ca stiu cand voi face aceste sarcini recurente, nu trebuie sa le notez sau sa ma cicaliz pentru a le indeplini.
Pasul 3: Folositi blocarea timpului si gruparea sarcinilor Pastrez
calendare si liste de sarcini online, dar prefer sa planific fiecare zi pe hartie in fiecare dimineata. Poate parea redundant, dar ma ajuta sa vad clar care sunt prioritatile mele pentru ziua de azi si imi ofera structura de care am nevoie pentru a ma concentra asupra lor.
Cand planificati o anumita zi, incepeti prin a adauga intalniri si intalniri la programul dvs. Acest lucru va va ajuta sa vedeti cat timp aveti pentru proiecte si sarcini. Apoi, blocati timpul pentru sarcinile cu cea mai mare prioritate. Aceasta este o tehnica de gestionare a timpului numita time-blocking.
Stiinta fericirii la locul de munca
Cresteti satisfactia, implicarea si colaborarea cu aceasta serie de trei cursuri
Inregistrati-va acum
Apoi, desemnati timp in calendar pentru tipuri mai mici de sarcini. Ceea ce eu numesc „articole de actiune” sunt sarcini care dureaza aproximativ 20 de minute fiecare; daca am o ora deschisa, stiu ca pot sterge trei dintre acestea de pe lista mea. „Sarcinile rapide” dureaza aproximativ cinci minute; daca am jumatate de ora, pot face vreo cinci. Gruparea sarcinilor similare in acest fel se numeste „task-batching” si creeaza eficiente suplimentare.
Acum, relaxeaza
-te Te-ai trezit vreodata ingrijorandu-te cu privire la un proiect neterminat, un e-mail pe care ai uitat sa-l trimiti sau o intalnire pe care nu ai avut sansa sa o programezi
Actiunile de facut persistente ne consuma energia si ne intrerup concentrarea (si, uneori, somnul nostru). Se pare ca trebuie doar sa spunem creierului nostru cand vom face ceea ce trebuie sa facem, pentru a nu ne cicali.
Cercetatorii obisnuiau sa creada ca aceasta ingrijorare la nivel scazut cu privire la sarcinile neterminate era mintea noastra inconstienta care incerca sa duca la bun sfarsit lucrurile amintindu-ne de ceea ce mai trebuie sa facem. Se credea ca mementourile – sau gandurile si grijile care distrag atentia – vor persista pana cand sarcina va fi finalizata.
Dar cercetarile sugereaza ca pur si simplu realizarea unui plan pentru a face fata unei sarcini neterminate face o diferenta enorma in capacitatea noastra de a ne concentra. Nu este atat de mult despre a sti ce trebuie facut, cat este despre a decide cand sa faci asta. Cand nu stim cand sau cum vom termina lucrurile de pe listele noastre de sarcini, gandurile noastre se vor rataci de obicei de la sarcina curenta la sarcinile nerealizate; acesta se numeste „efectul Zeigarnik”. Dupa cum se dovedeste, mintea noastra inconstienta nu ne sacaie neaparat sa facem acea sarcina anulata chiar acum, ci mai degraba sa facem un plan pentru cand o vom termina.
Pentru a gestiona acest lucru, puteti fie sa programati o sarcina in calendarul dvs., fie sa o desemnati ca element de actiune sau sarcina rapida. Acesta este tot, se pare, ca creierul nostru trebuie sa lase ceva sa plece.
Cand nu avem o structura, prioritati uluitor de evidente si un plan, distragerile preiau inevitabil controlul. Alte persoane (si e-mailul) dicteaza listele noastre de activitati. Deci, in loc sa pastrati o lista nesfarsita de lucruri pe care (cu adevarat!) sperati sa le realizati intr-o anumita zi sau saptamana, acest sistem simplu va poate ajuta sa incepeti fiecare zi cu un plan concret pentru ceea ce veti lucra si cand .
Nu trebuie sa faceti in mod constant alegeri despre ce sa va concentrati: trebuie doar sa va urmati programul.
