Am o carieră plină și plină de satisfacții și patru adolescenți care merg la patru școli diferite. Nu aș putea avea viața pe care o fac fără e-mail. Sunt sigur de asta.
Dar e-mailul este și un dezastru. Este în mare parte o listă uriașă de lucruri de făcut pe care alți oameni o creează pentru tine – oameni (și companii) care nu știu și probabil nu le pasă deloc pe prioritățile tale cele mai înalte sau pe celelalte lucruri pe care speri să le faci astăzi.
Acesta este motivul pentru care îmi propun să petrec 45 de minute sau mai puțin citind și răspunzând la e-mailuri pe zi, doar patru zile pe săptămână. Acest lucru eliberează ore și ore pentru a-mi face cea mai importantă muncă și pentru a face lucrurile pe care le prețuiesc cel mai mult, cum ar fi să ies cu copiii mei.
Reclama
X
Există provocări reale în gestionarea cantității de timp pe care o petrecem pe e-mail, mai ales pentru că e-mailul este atât de satisfăcător și stimulant și ușor de verificat în mod constant. Poate fi extrem de îmbucurător să ștergi e-mailurile în succesiune rapidă. Verificarea e-mailului ne excită creierul, oferind noutatea și stimularea pe care o adoră. De fapt, creierul nostru ne va spune că suntem mai productivi atunci când ne verificăm mesajele decât atunci când suntem deconectați de la e-mail și ne concentrăm efectiv pe ceva important.
Dar verificarea nu este același lucru cu lucrul. Deși cu siguranță se simte productiv să verifici e-mailurile sau să răspunzi la un text, verificarea constantă ne reduce efectiv productivitatea. Toate aceste verificări ne întrerupe să ne îndeplinim munca mai vitală; odată ce suntem adânci în concentrare, fiecare deraiere ne costă aproape o jumătate de oră – acesta este timpul mediu necesar pentru a reveni pe drumul cel bun după ce am fost întrerupți (sau ne-am întrerupt singuri uitându-ne la e-mail).
Merită să zăbovim asupra acestui punct: cât de productivi suntem nu se corelează bine cu cât de productivi ne simțim. Verificarea e-mailurilor noastre este productivă, deoarece creierul nostru este atât de stimulat atunci când o facem. Dar nu este de fapt productiv: un studiu de la Stanford a arătat că, în timp ce multitasker-ii media au avut tendința de a se percepe ca având performanțe mai bune în sarcinile lor, de fapt au avut tendința de a avea performanțe mai slabe la fiecare măsură pe care cercetătorii au studiat-o.
Nu vreau să sugerez că e-mailul nu este un instrument puternic sau eficient. Dar, ca majoritatea instrumentelor, valoarea sa depinde de modul în care îl folosim.
Pentru a face e-mailul un instrument mai puternic și mai eficient, vă sugerez trei strategii principale. În primul rând, faceți ca verificarea compulsivă a e-mailurilor să fie mult mai puțin îmbucurătoare. În al doilea rând, faceți verificarea e-mailului într-un program planificat și stabilit mult mai plăcută. În cele din urmă, și cel mai evident, reduceți timpul necesar pentru a citi și a răspunde la e-mail.
Iată cum:
1. Configurați trei conturi de e-mail diferite
. Am experimentat cu multe moduri diferite de a face acest lucru și, deși îmi plac multe dintre funcțiile Inbox-ului Google, nu merge suficient de departe, așa că credeți-mă pe acesta.
Aveți nevoie de un cont de serviciu, doar pentru e-mailul direcționat către dvs. Niciun abonament de e-mail în bloc, notificări etc. nu va ajunge la acest cont. Dacă sunteți un părinte care rămâne acasă, puteți scăpa cu două conturi de e-mail și să omiteți peste acesta.
Aveți nevoie de un cont personal, unde prietenii și familia să vă poată trimite e-mail. Solicitați notificări personale de la școlile pentru copii și invitații să mergeți aici, de exemplu, dar nu lucruri pe care doriți să le citiți, dar la care nu va trebui să răspundeți niciodată.
În cele din urmă, și acest lucru este esențial, aveți nevoie de un cont în bloc, în care să ajungă toate abonamentele și buletinele informative. Aceasta este singura adresă de e-mail pe care ar trebui să o oferi unei companii sau organizații. Tot aici ar trebui să trimiteți TOATE notificările pe rețelele sociale. (Acesta este un cont bun de utilizat cu Google Inbox, deoarece va sorta acest e-mail în lucruri pe care doriți să le citiți și chestii precum chitanțe.)
Aveți acum o căsuță de e-mail de serviciu care conține doar mesajele pe care trebuie să le citiți și la care trebuie să răspundeți atunci când lucrați. Vă puteți verifica e-mailul personal când ajungeți acasă și vă puteți rezerva timp pentru a citi toate lucrurile interesante care vin în contul dvs. în bloc atunci când nu încercați să vă duceți la bun sfârșit munca.
2. Dezabonați-vă neîncetat
, vreau să spun serios: orice buletin informativ sau publicație pe care nu ați citit-o și nu ați găsit-o interesantă în ultimele trei luni devine deep-sixed. Marie Kondo la naiba din căsuța ta de e-mail: dacă un abonament nu stârnește bucurie, dezabonează-te. Doar fă-o.
Pentru majoritatea oamenilor, acest lucru este mult mai greu decât pare, din cauza FOMO (frica de a pierde). Companiile se bazează pe FOMO pentru a-și obține promoțiile în mâinile tale fierbinți. Rețineți că fiecare cupon este disponibil cu o căutare rapidă pe Google. La fel este și calendarul fiecărui eveniment. Și chiar și fiecare postare pe blog. Dezabonare, dezabonare, dezabonare.
3. Reproiectați modul în care programați întâlniri și apeluri prin e-mail
Acest lucru este valabil mai ales dacă există multe dus-întors în e-mailul dvs. legate de elementele din calendar. Faceți tot posibilul pentru a elimina corespondența prin e-mail legată de „găsirea unui timp pentru…”. Folosesc Acuity Scheduling pentru tot ceea ce ține de muncă: apeluri, întâlniri cu clienții, interviuri media, orele de birou etc. Folosesc funcția „întâlnire” din Sunrise Calendar pentru lucruri personale.
4. Programează-ți timpul pe care îl vei petrece pe e-mail și proiectează-ți viața pentru a-ți urma acest lucru
Mai multe despre dependența de tehnologie
Descoperă cinci pași pentru a-ți pune capăt dependenței de e-mail.
Urmați sfatul lui Christine Carter de a utiliza tehnologia în mod intenționat și nu vă mai verificați nenorocitul de telefon.
Aflați cum smartphone-urile distrug conversația.
Cât de sănătoase sunt rețelele tale sociale online și offline.
Faceți testul!
Acesta este un pas atât de important încât am scris o cu totul altă postare despre el. Citiți-l aici. NU SARI ACEST PAS.
5. Ajungeți la inbox zero în fiecare zi
În prima zi în care faceți acest lucru, este posibil să aveți atât de multe e-mailuri în căsuța dvs. de e-mail, încât trebuie să declarați falimentul de e-mail sau poate fi necesar să mutați TOATE e-mailurile din căsuța dvs. de e-mail într-un dosar pentru a le trata la o dată ulterioară.
Aceasta înseamnă că trebuie să blocați suficient timp în fiecare zi pentru a ajunge până la capătul căsuței de e-mail într-un fel sau altul. Dacă aveți nevoie de X ore pe zi pentru a vă ocupa de e-mail, asigurați-vă că ați programat X ore zilnic. Apoi, când vă aflați în timpul programat pentru a citi și a răspunde la e-mailul dvs., răspundeți la toate într-un mod standard sau altul. Dacă un anumit e-mail va dura mai mult de cinci minute pentru a citi și a răspunde, puneți-l într-un dosar (“de făcut săptămâna aceasta”) și adăugați orice implică în lista de sarcini. Acel e-mail este un alt tip de muncă acum – face parte dintr-un proiect sau ceva care necesită mai mult decât trimiterea prin e-mail.
6. Scoateți contul de e-mail de la serviciu de pe computerul de acasă sau personal și de pe telefon
Acesta este adevărul: nu puteți răspunde eficient la e-mailuri de pe telefon; poți doar să monitorizezi ceea ce vine. Și asta te va împiedica să fii prezent oriunde te-ai afla și să faci orice altceva ar trebui să faci.
Acum sunteți un verificator strategic de e-mailuri. Veți răspunde atent și minuțios la e-mailurile dvs. Acest lucru nu vă va răni la locul de muncă; îți va îmbunătăți starea.
(Îți verifici e-mailul de la serviciu pe telefon când doar aștepți la coadă și vrei să „termini lucrurile”
Aceasta este o cu totul altă problemă. Nu o face. Lasă-te să visezi cu ochii deschiși; te va face mai creativ când vei face întoarce-te la muncă. Cel puțin, acordă-ți o pauză pentru a striga cu voce tare.)
7. Acum ia-ți contul de e-mail personal și contul de citire în masă de pe computerul de la serviciu
Prima dată când mi-am verificat e-mailul de la serviciu după ce am făcut asta, m-am simțit în mare parte dezamăgit. A fost mult mai puțin stimulant. Nu era nimic în căsuța mea de e-mail pe care să-l șterg rapid și nimic distractiv și stimulant (cum ar fi acest articol Pure Wow) pe care să-l poți citi în două secunde.
Această dezamăgire este super importantă, pentru că a început să-mi scadă dorința profundă și persistentă de a verifica în mod constant. Dar s-a întâmplat un alt lucru grozav: am ajuns în partea de jos a căsuței mele de e-mail! Am raspuns la toate, in aceeasi zi in care am primit-o! Ce tare! Și satisfăcător! Această realizare a fost atât de satisfăcătoare în mod inerent încât a început să-mi întărească noul obicei, mai strategic, de verificare a e-mailurilor.
Noroc tuturor! Dacă aveți nevoie de ajutor în acest sens, vă rugăm să trimiteți întrebările în caseta de comentarii și alăturați-vă nouă la acest webinar unde vă voi vorbi despre această metodă de gestionare a e-mailului (și vă voi răspunde la întrebări).
